TRAINING DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

Deskripsi

Training Document Control and Filing System dirancang untuk meningkatkan kompetensi peserta dalam mengelola dokumen secara sistematis, terstruktur, dan sesuai standar operasional organisasi. Program ini membahas prinsip pengendalian dokumen, sistem pengarsipan fisik maupun digital, pengaturan klasifikasi dokumen, serta penerapan prosedur pengendalian revisi dan distribusi dokumen. Pelatihan ini sangat penting untuk memastikan ketersediaan dokumen yang akurat, terkini, dan mudah ditelusuri guna mendukung efektivitas operasional dan kepatuhan regulasi.

---

Tujuan Pelatihan

• Memahami prinsip dasar document control

• Meningkatkan kemampuan pengelolaan arsip fisik dan digital

• Mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen

• Menjamin keakuratan dan keamanan dokumen

• Mendukung kepatuhan terhadap standar dan regulasi

---

Materi Pelatihan

1. Konsep Dasar Document Control

• Pengertian dan fungsi document control

• Pentingnya pengendalian dokumen dalam organisasi

• Risiko akibat pengelolaan dokumen yang tidak sistematis

• Siklus hidup dokumen

2. Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen

• Sistem klasifikasi dokumen

• Penomoran dan pengkodean dokumen

• Struktur folder dan kategori dokumen

• Standarisasi format dokumen

3. Sistem Filing dan Pengarsipan

• Sistem filing manual (arsip fisik)

• Sistem filing elektronik (digital filing system)

• Penyimpanan dan keamanan dokumen

• Retensi dan pemusnahan dokumen

4. Prosedur Pengendalian Dokumen

• Pengendalian revisi dokumen

• Distribusi dan akses dokumen

• Otorisasi dan persetujuan dokumen

• Pengendalian dokumen kadaluarsa

5. Document Control dalam Sistem Manajemen

• Peran document control dalam ISO

• Audit dokumen dan kepatuhan

• Dokumentasi SOP dan instruksi kerja

• Pengendalian rekaman (record control)

6. Digitalisasi dan Manajemen Dokumen Modern

• Implementasi document management system (DMS)

• Cloud storage dan keamanan data

• Backup dan recovery data

• Pengelolaan akses dan hak pengguna

7. Evaluasi dan Peningkatan Sistem

• Monitoring efektivitas sistem dokumen

• Identifikasi kelemahan sistem filing

• Perbaikan berkelanjutan

• Best practice document control

8. Studi Kasus dan Praktik

• Simulasi penyusunan sistem filing

• Latihan klasifikasi dokumen

• Analisis kesalahan umum pengarsipan

• Penyusunan prosedur document control

---

Metode Pelatihan

• Presentasi interaktif

• Studi kasus

• Workshop penyusunan sistem filing

• Diskusi dan evaluasi

---

Target Peserta

• Staf administrasi

• Document Controller

• Quality Assurance / Quality Control

• HR dan Legal Officer

• Manajer operasional

 

Jadwal Pelatihan Training 2026
Batch 1 : 21 – 22 Januari 2026
Batch 2 : 11 – 12 Februari 2026
Batch 3 : 11 – 12 Maret 2026
Batch 4 : 22 – 23 April 2026
Batch 5 : 6 – 7 Mei 2026
Batch 6 : 10 – 11 Juni 2026
Batch 7 : 15 – 16 Juli 2026
Batch 8 : 12 – 13 Agustus 2026
Batch 9 : 23 – 24 September 2026
Batch 10 : 14 – 15 Oktober 2026
Batch 11 : 11 – 12 November 2026
Batch 12 : 16 – 17 Desember 2026

Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta.

Lokasi Pelatihan :
Yogyakarta, Kangen Boutique Hotel (8.500.000 IDR / participant)
Jakarta, Hotel Hi Senen (8.500.000 IDR / participant)
Bandung, Hotel Neo DIpatiukur (8.500.000 IDR / participant)
Bali, Hotel Quest Kuta (8.900.000 IDR / participant)
Lombok, Hotel Jayakarta (8.750.000 IDR / participant)
Catatan

Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.

Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali.

Investasi

Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in-house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas
Modul / Handout.
Flashdisk*.
Certificate of attendance.
FREE Bag or bagpack.

 

Artikel ini dibuat oleh Insi Lailam, seorang penulis yang aktif menulis artikel sejak tahun 2020 di berbagai website. Konsistensinya dalam dunia kepenulisan membuktikan komitmennya untuk terus berbagi informasi, wawasan, serta pemikiran yang bermanfaat bagi pembaca.